Outlook 첨부파일 여러 개 한 번에 저장하고 OneDrive로 옮기는 법
프로젝트 하나 끝나고 나면 메일함에 파일이 수십 개씩 흩어져 있죠. 필요할 때 검색해서 찾다 보면 어느 메일에 붙어 있었는지부터 기억이 안 나고요.
Outlook에는 이걸 줄여주는 경로가 두 개 있어요.
1. 한 메일의 첨부는 한 번에
첨부가 여럿인 메일이라면 하나씩 누를 필요가 없어요. 모두 다운로드를 선택하면 그 메일의 첨부를 한 번에 저장합니다.
회의 자료처럼 파일이 대여섯 개씩 붙어 오는 메일에서 특히 시간이 줄어요.
2. 컴퓨터를 거치지 않고 OneDrive로
더 유용한 건 이쪽이죠. 첨부 파일의 드롭다운 화살표를 누르면 OneDrive에 저장이 있어요.
내려받았다가 다시 올리는 단계가 사라집니다. 다운로드 폴더에 임시로 떨어뜨렸다가 잊어버리는 일도 없고요.
보낸 사람이 클라우드 저장 옵션을 쓰지 않고 파일을 그냥 붙여 보냈어도, 받는 쪽에서 이 방법으로 OneDrive에 넣을 수 있습니다.
폴더 규칙을 먼저 정해두세요
도구보다 중요한 게 이 부분이에요. 저장할 곳을 정해두지 않으면 OneDrive가 두 번째 다운로드 폴더가 돼요.
기준은 단순할수록 좋아요. 흔히 쓰는 두 가지는 이렇습니다.
- 보낸 사람 기준 — 거래처가 정해져 있고 파일 종류가 섞일 때
- 프로젝트·기간 기준 — 한 건에 여러 사람이 파일을 보낼 때
둘을 섞으면 나중에 어디에 뒀는지 헷갈리니 하나만 고르는 편이 낫습니다.
보낼 때도 고를 수 있어요
Outlook은 문서를 기존 첨부로 보낼지, OneDrive에 올려 링크를 공유할지를 보낼 때 고르게 해줍니다.
용량이 큰 파일이나 여러 사람이 같이 고쳐야 하는 문서라면 링크 쪽이 낫죠. 메일 용량 제한에 걸리지도 않고, 상대가 받은 뒤 원본이 바뀌어도 링크는 최신을 가리키니까요.
반대로 고정된 최종본을 남겨야 하는 자료라면 첨부가 맞습니다.
정리
- 첨부 여럿이면 모두 다운로드
- 첨부 드롭다운 > OneDrive에 저장 으로 컴퓨터 건너뛰기
- 보낸 사람이 안 썼어도 받는 쪽에서 가능
- 폴더 기준은 보낸 사람 또는 프로젝트 중 하나만
- 보낼 때는 첨부냐 링크냐를 고르면 됩니다
